Septembre – Décembre, ou ce qu’on pourrait appeler la saison des appels d’offres publics !
Ça y’est l’automne est arrivé et avec lui son lot de nouvelles choses maintenant que la rentrée est passée.
Vous avez enfin terminé de former le nouveau stagiaire, la machine à café fonctionne à nouveau et votre collègue préféré(e) vous a montré toutes ses photos de vacances tardives… parce que « tu vois, partir en septembre, c’est tellement plus agréable ! »
Et c’est là que reviennent ces appels d’offres publics, ceux qui vous permettent certes de garder un volant d’affaires intéressant mais aussi ceux avec lesquels il n’est pas toujours facile de composer tant y répondre peut parfois s’avérer être un chemin semé d’embûches.
Nous verrons ici comment s’y préparer au mieux et comment y répondre le plus sereinement possible.
1 – Préparation
Le WWW regorge de sites, plus ou moins bon marché qui permettent de préparer sa saison, mais soyons clair, le BOAMP, qui n’est jamais que le site officiel est déjà bien équipé.
Entre autres, il recense a priori tous les Appels d’offres en cours ou passés et parfois à venir (nous aborderons cela juste en dessous), petit bémol sur les fonctions de recherche et alertes qui ne sont peut être pas les plus optimisées.
En fouillant un peu ce site, vous y trouverez moult information sur les AO en cours et notamment sur les marchés précédents (parfois archivés mais accessibles)
Enfin en faisant preuve d’un peu d’ingéniosité, vous pourrez parfois en extraire une liste de tous les appels d’offres susceptibles de paraître dans l’exercice sur la base de la dernière consultation et de la durée du marché.
2 – Retrait du dossier
Une fois votre préparation bien faite, viens l’heure de retirer le dossier.
Il faudra préférer le retrait électronique sur la plateforme de l’organisme, ce qui vous permettra notamment d’être informé des éventuelles mises à jour et modifications.
3 – Lecture et synthèse du dossier
Réceptionner un dossier, c’est bien, le vérifier, le lire, l’analyser, le comprendre, c’est encore mieux.
En effet, il est important de prendre rapidement connaissance du dossier (DCE) et plus particulièrement du règlement de consultation (RC). Ce dernier vous confirmera la liste exhaustive des documents d’appels d’offre, ce qui vous permettra de vérifier que rien n’a été oublié.
Le RC indique entre autres également des dates importantes :
- Date de visite du site
- Date limite d’envoi des questions
- Date de réponse (a priori NON NÉGOCIABLE dans le public…)
C’est également le moment de prendre connaissance du CCAP (1) et du CCTP (2), qui vous permettront de détecter les points particuliers et importants de votre appel d’offres public.
Enfin, faites-en une synthèse sur 2 à 3 pages maxi. Cette synthèse doit vous permettre de trouver rapidement et efficacement les infos tout au long de l’élaboration de votre réponse.
4 – Chiffrage de votre réponse
C’est le nerf de la guerre, cependant cette étape n’est pas nécessairement la plus longue.
En effet, votre chiffrage doit se faire selon les process et méthodes de votre entreprise, tout en respectant bien entendu la politique commerciale et les niveaux de rentabilité attendu.
Le chiffrage doit être fait de manière à pouvoir être modifié facilement et rapidement, tout en versionnant vos différentes hypothèses le cas échéant.
Nous verrons un peu plus loin pourquoi cet aspect « modifiable » est important.
Egalement, il faudra prendre en compte et éventuellement adapter ses outils au formalisme demandé pour remplir les Bordereaux de Prix, DPGF (3), et autres BPU (4)
5 – Challenger votre proposition
Vous avez pu découvrir un peu plus haut que tout (ou presque) se retrouve sur le Net.
C’est pourquoi vous avez dû retrouver les résultats des marchés précédents et notamment les montant d’attribution ainsi que l’entreprise attributaire du marché.
Ces informations vous permettront de valider (ou pas) la compétitivité de votre offre.
Et c’est là que l’aspect « modifiable » ou versionnée de vos hypothèse entre en jeu car votre manager, CoDir, DG, ou autre pourra à présent au regard de votre synthèse, de votre analyse des marchés précédents et de votre hypothèse, se positionner économiquement parlant selon plusieurs schémas :
- On ne répond pas (trop risqué, pas assez rentable, etc…)… c’est frustrant mais ça arrive
- On pose des réserves (quand cela est possible)
- On propose une variante (quand cela est possible également)
- On se positionne de manière plus offensive … cela arrive aussi de temps en temps sur des dossiers bien préparés et / ou bien argumentés
- On reste comme ça … elle est pas belle la vie ?
C’est là que la modification entre en jeu, et les versions également car au gré des hypothèses, il sera peu être opportun de revenir sur une version antérieure….
6 – Dossier de candidature
Phase importante et chronophage, le dossier de candidature est à rédiger et composer avec soin et rigueur.
En effet, les lecteurs de votre réponse auront vite fait de disqualifier votre réponse sans même aller plus loin si votre « enveloppe administrative » est incomplète ou erronée.
Le choix du timing pour la réaliser est à votre convenance car elle ne nécessite a priori aucune analyse ou spécificité hormis celle d’être précis.
Cependant, si vous êtes seul à travailler sur le dossier, il peut être préférable de n’attaquer cette partie qu’une fois la décision de répondre est validée. Rien de plus frustrant que de se voir refuser une réponse à AO alors que tous les autres documents sont prêts.
7 – Dossier technique
A l’instar du Dossier de Candidature, le dossier technique revêt une importance toute particulière car il est le reflet de votre savoir-faire et des solutions que vous allez apporter.
Le timing est là encore à choisir avec recul et parcimonie mais il ne faut pas négliger non plus l’aspect chronophage de cette partie.
Des outils spécifiques existent pour accélérer et « industrialiser » la production de dossiers techniques mais la bonne appropriation est également source de « perte » de temps dans les premiers moments.
Là encore, votre synthèse pourra vous aider à élaborer au mieux votre dossier technique et éviter ainsi d’oublier des aspects importants voire primordiaux ou imposés et de surcharger votre offre avec des éléments non pertinents.
8 – Déposer votre offre
Il existe 2 principales manières de remettre un dossier :
- dossier papier (+éventuellement … même souvent, support informatique type CD ou clé USB)
- dossier remis en dématérialisation
Les organismes publics ont a priori maintenant obligation de proposer le dépôt d’offre de manière dématérialisée, mais sans pouvoir exclure une remise papier car toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d’investir dans les outils nécessaires à la dématérialisation (cf article sur ce sujet).
Egalement, une offre papier, ne peut pas dans l’absolue être pénalisée par la seule raison qu’elle ne soit pas dématérialisée.
Quelle que soit la méthode choisie, il faut prévoir un rétroplanning précis, généreux et respecté afin d’éviter tout stress au moment clé de la conclusion de votre remise d’offre.
A noter que la date et heure effective de remise d’offre sur une plateforme dématérialisée n’est PAS l’heure de début de téléchargement mais l’heure de FIN de téléchargement !!
En effet, la procédure de remise d’offre peut être soumise à de nombreux facteurs extérieurs.
- Embouteillage sur le réseau car tout le monde s’y prend au même moment
- Ralentissement du réseau (en général ou sur les serveurs de l’entreprise… ou du réceptionnaire)
- Embouteillage, accident, panne….si vous décidez de faire une remise « papier » vous même
- Problème avec le coursier (si remise papier via ce service)
Cet article a pour but de vous aiguiller sur les grandes étapes à ne pas négliger dans les réponses à appels d’offres publics sans pour autant lister de manière exhaustive tous les cas de figures qui peuvent se présenter.
N’hésitez pas à parcourir le site pour en apprendre plus ou à nous contacter pour recueillir plus d’informations sur l’aide que AddCore peut vous apporter.
(1) Cahier des Clauses Administratives Particulières
(2) Cahier des Clauses Techniques Particulières
(3) Décomposition du Prix Global et Forfaitaire
(4) Bordereau des Prix Unitaires