Conseils Nettoyage : 5 points essentiels pour votre contrat de nettoyage
Vous souhaitez faire évoluer votre contrat de nettoyage ou changer de prestataire?
Vous retrouverez ci dessous tous nos conseils et astuces pour mener ce changement dans les meilleures conditions possibles.
- Problème de qualité ?
- Absentéisme ?
- Contrat arrivant à échéance ?
Il peut y avoir un tas de raisons qui peuvent vous amener à vouloir prendre une telle décision.
Cependant, il ne faut pas chercher à aller trop vite sous peine de se retrouver dans une situation pire que ce qu'elle est actuellement.
Changer de prestataire ou de contrat de nettoyage doit se faire de manière réfléchie et méthodique.
En effet, cela vous garantira le maintien ou l'amélioration de la qualité et la préservation de votre patrimoine et des conditions de travail de vos collaborateurs.
QU'EST CE QUE LA REPRISE DU PERSONNEL / ANNEXE 7 ?
Les contrats de nettoyage en milieu professionnel sont soumis à une clause obligatoire, dite de reprise du personnel.
Cette clause issue de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés (IDCC 3043), est explicitée à l'Article 7 de cette même convention.
Le chapitrage de la convention vaut souvent à cette clause et à toutes les données y afférant, le qualificatif d'Annexe 7
Cet article garantit entre autres le maintien dans l'emploi des agents de service lors du changement de prestataire de nettoyage sur un site.
Toutefois ce maintien et cette obligation de reprise sont soumis à certaines conditions :
- Durée du contrat de travail sur site - vs - durée du contrat de travail global
- Ancienneté sur le site
- Niveau de qualification des agents
- Relocalisation des prestations
- Etc...
Avant de vous lancer dans un changement de contrat de nettoyage, il peut être important de demander à avoir les informations relatives au personnel embauché sur vos sites.
Cela évitera de mauvaises surprises pour le prestataire suivant qui pourrait du coup vous ré-impacter financièrement une mauvaise préparation.
Notre Conseil
- Demander une liste du personnel affecté sur site tous les 3 ou 6 mois
- S'assurer que les heures annoncées par le prestataire correspondent à celles des agents
- Vérifier que le prestataires rempli ses obligations (salaires, salariés étrangers, etc..)
Besoin d'Outils ?
AVEZ VOUS RÉSILIÉ OU SUSPENDU VOTRE CONTRAT ACTUEL ?
Avant de modifier ou renouveler votre contrat de nettoyage, il est important de vérifier les conditions générales de vente de votre contrat actuel.
Entre autres, il vous faudra vérifier les conditions de résiliation ou de suspension de votre contrat ou les éventuelles conditions de reconduction.
Le préavis de résiliation ou de suspension de votre contrat de nettoyage est souvent compris entre 3 et 4 mois.
Il est indispensable de respecter ce préavis sous peine de le voir reconduit de manière tacite par votre prestataire sans possibilité de le résilier, sauf à devoir payer une indemnité compensatrice.
Notre Conseil
- Bien connaître les conditions de son contrat
- Préparer un courrier bien en amont afin d'éviter la précipitation
- Envoyer le courrier après réception des éléments d'Annexe 7
Besoins d'outils ?
AVEZ VOUS RÉPERTORIÉ LES SURFACES ET LOCAUX ?
Lors de la consultation des entreprises prestataires de nettoyage, ces derniers établiront leurs offres sur la base des métrés que vous leur fournirez.
En effet, les entreprises utilisent des cadences de travail pour déterminer le nombre d'heures nécessaires à l’entretien de vos surfaces.
Les surfaces peuvent également, dans une certaine mesure, servir à déterminer les besoins en matériel pour exécuter les prestations.
Les données nécessaires au calcul le plus précis sont les suivantes :
- Surfaces des locaux
- Typologie d'usage des locaux
- Répartition structurelle des locaux
- Revêtement de sols
- Etc...
Dès lors, fournir un relevé des surfaces le plus précis et le plus exhaustif possible participera à obtenir un prix de prestation le plus juste possible.
Notre Conseil
- Lister les bâtiments, étages, locaux, etc...
- Avoir un listing et une description les plus exhaustifs possibles
- Affecter des repères à un maximum de locaux
- Être précis sur la vitrerie
Besoins d'outils ?
AVEZ VOUS RÉDIGÉ VOTRE CAHIER DES CHARGES ?
En plus des surfaces, typologie de locaux et revêtements de sols, il est indispensable de prévoir un cahier des charges des prestations attendues.
En effet, les prestations ou résultats attendus peuvent être de plusieurs natures :
- Obligation de résultat ?
- Obligation de moyens ?
- Fréquences de passages minimum
- Méthodologies utilisées
- Fréquence des contrôles qualités
- Moyens de communication
- Etc...
Rédiger un cahier des charges précis et exhaustif participe également à l'obtention d'un prix adapté à vos besoins et vos attentes en matière de nettoyage des locaux.
Il est important que ce cahier des charges soit adapté à la typologie de vos sites et à vos besoins réels.
Notre Conseil
- Déterminer correctement les attentes
- Déterminer les point sd'évaluations et KPI
- Déterminer précisément le système d'évaluation
Vous souhaitez vous faire accompagner dans ces démarches ?
Avez vous estimé le coût de votre contrat de nettoyage ?
Si votre contrat de nettoyage date de quelques années, il est possible que son coût n'ait pas suivi les évolutions de la profession.
Ces évolutions peuvent être d'ordre technique, social ou encore financier.
Estimer le coût de son contrat permet de savoir où vous mettrez les pieds.
Cela permet également d'envisager éventuellement des adaptations du cahier des charges afin que le prix du contrat soit adapté à votre budget si le coût estimé est supérieur à ce budget.
